De bescherming van uw persoonlijke gegevens vormt een belangrijk uitgangspunt voor het beleid van onze vereniging met betrekking tot de leden. Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hierop van toepassing.
Hieronder leest u welke informatie in onze goed beveiligde database wordt vastgelegd en hoe deze informatie wordt gebruikt. Teneinde aan de wettelijke verplichtingen te voldoen zijn de navolgende bepalingen opgesteld.
A. Verzameling, verwerking en doorsturen van persoonlijke gegevens
Persoonlijke gegevens worden door de Vereniging verkregen via een aanmeldingsformulier per brief of via de e-mail. Dat betreft uitsluitend naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummers en eventueel uw interesses. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet aan derden doorgegeven. De gegevens worden niet geplaatst op de website. De gegevens worden uitsluitend gebruikt om de leden informatie over de activiteiten van de vereniging toe te sturen en om incasso transacties uit te voeren.
B. Verwerkingsovereenkomsten
Doorsturen gegevens (back-up)
Indien door het lid een Incasso machtiging is afgegeven aan de vereniging inzake het jaarlijks betalen van de contributie, dan wordt de bankinformatie en het contributiebedrag via de IBANCapplicatie/pro-gramma (batch verwerking) door de penningmeester aangeleverd aan de banken. Ter beveiliging van onze bestanden beschikt IBANC over een back-up van onze incasso data. IBANC heeft een AVG-verklaring, waarbij zij aangeven dat de gegevens, anders dan als dataopslag, voor geen enkel ander doel worden gebruikt.
Verzending Vuurboet
Met de drukker van het verenigingsblad, die ook voor verzending zorg draagt, zijn afspraken gemaakt dat aangeleverde gegevens, per editie na de verzending verwijderd worden.
C. Informatierechten
Op verzoek van individuele leden wordt schriftelijk meegedeeld welke persoonlijke gegevens de vereniging van het lid heeft opgeslagen. Een lid kan de informatie laten corrigeren. De informatie wordt, na beëindiging van het lidmaatschap, bij de ledenadministratie nog 2 jaar bewaard en bij IBANC direct verwijderd.
Vragen met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens kunnen per email gesteld worden aan Penningmeester/Ledenadministratie die namens het bestuur het beheer voert over het leden en gegevens bestand.
D. Veiligheid
Ter bescherming, van de door de vereniging over de leden ingezamelde en verwerkte data, tegen onbevoegde toegang en misbruik zijn voor de database van leden technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen. Het ledenbestand en uw gegevens worden door de penningmeester in een persoonlijk bestand bewaard met een regelmatige backup naar een externe harde schijf.
E. Website
Bezoekers van de website moeten rekening houden met het ontvangen van functionele cookies, die nodig zijn voor het goed functioneren van de site. Daarnaast kan surfgedrag bijgehouden worden via de social-media buttons en ingesloten video’s op de site. De vereniging maakt gebruik van software die het bezoek en gedrag van de bezoekers van de website bijhoud en analyseert. De vereniging is niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van websites waar naar wordt verwezen via hyperlinks.